|
Цель обработки |
Подразделение (лицо), ответс- твенное за обработку |
Категории лиц |
Категории данных |
Правовая основа |
Категории получа- телей<sup>1</sup> |
Срок хранения<sup>2</sup> |
|
Рассмотрение резюме (анкет) соискателей (кандидатов) на вакантные должности в целях заключения трудового договора |
Заведующий, заместитель заведующего |
Физические лица, которые направили резюме |
Фамилия, собственное имя, отчество, год рождения, сведения об образовании и опыте работы, контактный номер телефона, адрес электронной почты |
Согласие – ст. 5 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З ”О защите персональных данных“ (далее Закон) при направлении резюме (анкеты) в электронном виде; абз. 16 ст. 6 Закона при направлении (предоставлении) резюме (анкеты) в письменном виде или в виде электронного документа |
Руководители подразделений в которые требуются сотрудники |
В случае непринятия на работу – 1 год В случае принятия на работу – 1 месяц (п.680 Перечня) |
|
Оформление (прем) на работу |
Заведующий, заместитель заведующего |
Соискатели работы, члены их семей |
В соответствии со ст. 26 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) и иными законодательными актами |
абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 26 ТК; п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15 декабря 2014 г. № 5; иные законодательные акты) |
Не передаются |
После увольнения – 55 лет (п. 21.3 Перечня) |
|
Формирование, ведение и хранение личных дел работников |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники, члены их семей |
В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от |
абз. 8 ст. 6 Закона |
Не передаются |
После увольнения – 55 лет (п. 21.3 Перечня) |
|
Ведение трудовых книжек |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники |
В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 ”О трудовых книжках“ |
абз. 8 ст. 6 Закона |
Не передаются |
Трудовые книжки – на срок трудовой деятельности (после увольнения – до востребования) (п. 681 Перечня); книги учета движе- ния трудовых кни- |
1 Здесь отражаются категории получателей, регулярно и постоянно получающие персональные данные, но законодательными актами могут быть предусмотрены и иные случаи обязательной передачи персональных данных, в том числе их передача контрольным и надзорным органам, правоохранительным органам, суду.
<sup>2</sup> В случае, если персональные данные содержатся в документе, подлежащем передаче в архив организации, то следует руководствоваться сроком хранения, определенным в номенклатуре дел.
В иных случаях рекомендуется определять такой срок самостоятельно, исходя из необходимости соблюдения пункта 8 статьи 4 Закона. При этом рекомендуется, чтобы максимальные сроки хранения персональных данных не превышали сроки хранения типовых документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, определенных республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (например, постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 ”О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь“ (в ред. от 22.01.2023) (далее – Перечень).
|
Цель обработки |
Подразделение (лицо), ответс- твенное за обработку |
Категории лиц |
Категории данных |
Правовая основа |
Категории получа- телей<sup>1</sup> |
Срок хранения<sup>2</sup> |
|
жек и вкладышей к ним –50 лет (п. 683 Перечня) |
||||||
|
Ведение телефон- ного справочника сотрудников в электронном и бумажном виде, в том числе заполнение раздела «Контакты» на сайте |
Заведующий, заместитель заведующего, заведующий хозяйством |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, номер служебного телефона. Номер мобильного телефона |
абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1 ч.1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК) Согласие – ст. 5 Закона |
Размещается на сайте в открытом доступе в разделе «Контакты» Руководители подразделений |
1 месяц после увольнения |
|
Ведение электронной системы учета документооборота |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники, иные лица, сведения о которых содержатся в указанном информационном ресурсе |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника. |
абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1 ч.1 ст. 55) |
Не передаются |
Персональные дан- ные работников – 1 месяц после увольнения. |
|
Документы по начислению заработной платы работникам (табели учета рабочего времени, расчеты, справки и др.) |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, занимаемая должность работника, сведения о времени нахож- дения или отсутствии на рабочем ме- сте, |
абз. 8 ст. 6 Закона (Пункт 3 ч.1 ст.55, ст.133 ТК) |
Не передаются |
3 года (п.205 Перечня) |
|
Командирование |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, пас- портные данные, сведения о проездных документах, бронировании гостиниц и иные сведения, предусмотренные зако- нодательством и (или) необходимые для организации командировки |
абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 94 – 95 ТК) |
Могут передаваться третьим лицам (при покупке билетов, бронировании гости- ницы, в организацию по месту командиро- вания) |
3 года (п.21.4 Перечня) |
|
Цель обработки |
Подразделение (лицо), ответс- твенное за обработку |
Категории лиц |
Категории данных |
Правовая основа |
Категории получа- телей |
Срок хранения |
|
Применение мер поощрения |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения, послужившие основанием для поощрения Фотография для размещения на Доске почета |
абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 196 ТК) Согласие – ст. 5 Закона |
Передаются третьим лицам при представ- лении к награжде- нию благодарностя- ми, грамотами, по- четными грамотами этих лиц, занесению на Доску почета, а также при представлении к награждению госу- дарственными наградами, при представлении к присвоению почетных званий (например «Человек года», «Человек дела» и прочее) |
55 лет (п. 21.3 Перечня) 1 год на Доске почета, далее- согласно ЛПА |
|
Привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения в соответствии с письменным объяснением работника |
абз. 8 ст. 6 Закона (главы 14, 37 ТК) |
Не передаются |
3 года (п. 21.4 Перечня) |
|
Предоставление гарантий и ком- пенсаций в соот- ветствии с законо- дательством о труде |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники, члены их семей |
Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, иные сведения, послужившие основа- нием для предоставления гарантии, компенсации |
абз. 8 ст. 6 Закона (глава 9 ТК) |
Не передаются |
В соответствии с Перечнем в зави- симости от гаран- тии (компенсации) |
|
Предоставление гарантий и компенсаций в соот- ветствии с Коллективным договором |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники, члены их семей Бывшие работники, члены их семей |
Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, иные сведения, послужившие основа- нием для предоставления гарантии, компенсации |
В отношении работников - абз. 8 ст. 6 Закона, абз.3 п.2 ст.8 Закона В отношении бывших работников – абз.20 ст.6, абз.16 п.2 ст.8 Закона. (ч. 3 ст. 7, п. 17 ч. 1 ст. 55, ст. 363 — 365, 373, 376 ТК) |
Не передаются |
В соответствии с Перечнем в зави- симости от гаран- тии (компенсации) |
|
Цель обработки |
Подразделение (лицо), ответс- твенное за обработку |
Категории лиц |
Категории данных |
Правовая основа |
Категории получа- телей |
Срок хранения |
|
Предоставление трудовых и соци- альных отпусков |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники, члены их семей |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, даты отпуска, вид отпуска, иные сведения, послужившие основанием для предо- ставления социального отпуска (сведе- ния о состоянии здоровья, о рождении детей) |
абз. 8 ст. 6 Закона (глава 12 ТК) |
Не передаются |
Графики трудовых отпусков – 1 год (п. 702 Перечня); приказы о предо- ставлении трудо- вых отпусков – 3 года (п. 21.4 Перечня). По социальному отпуску – 55 лет (п. 21.3 Перечня) |
|
Формирование и ведение резерва кадров |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники, иные граждане |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, сведения об образовании, о трудовой деятельности, контактный номер телефона |
абз. 8 ст. 6 Закона (Указ Президента от 26.07.2004 №354) |
Передаются в государственные органы, иные организации, осуществляющие ведение кадрового реестра, кадрового резерва, банка данных перспективных работников и прочее |
3 года (п.662 Перечня) |
|
Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество работника, паспортные данные, сведения о занимаемой должности, сведения об образовании |
абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 220<sup>1</sup> ТК) |
Организации, осу- ществляющие про- фессиональную под- готовку, повышение квалификации, ста- жировку и перепод- готовку |
3 года (п. 21.4 Перечня) |
|
Изменение и прекращение трудового договора |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество работника, сведения о трудовой деятельности, о семейном положении, об образовании, объяснительные и докладные записки и иные сведения, послужившие основанием для измене- ния, прекращения трудового договора |
абз. 8 ст. 6 Закона (главы 3, 4, 9 и 12 ТК) |
Не передаются |
После увольнения – 3 года (п. 679 Перечня) |
|
Цель обработки |
Подразделение (лицо), ответс- твенное за обработку |
Категории лиц |
Категории данных |
Правовая основа |
Категории получа- телей |
Срок хранения |
|
Подача документов индивидуального (персонифи- цированного) учета застрахованных лиц |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники, лица, работающие по гражданско- правовому договору |
В соответствии с постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 |
абз. 8 ст. 6 Закона |
Органы ФСЗН |
5 лет (п. 640.2 Перечня) |
|
Оформление Необходимых для назначения пенсии документов |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники, бывшие работники |
В соответствии со статьей 75 Закона Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-XII ”О пенсионном обеспечении“ |
абз. 8 ст. 6 Закона |
Орган, осуществляющий пенсионное обеспечение |
До представления в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение |
|
Расследование несчастных случаев на производстве |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники |
В соответствии с постановлением Ми- нистерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 ”О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний“ |
абз. 8 ст. 6 Закона (п. 6 ч. 1 ст. 55 ТК) |
Белгосстрах, представители профсоюза, нанимателя |
45 лет (п. 532.1 Перечня) |
|
Рассмотрение индивидуальных трудовых споров |
Заведующий, заместитель заведующего |
Работники – сто- роны индивидуальных трудовых споров |
Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о трудовой деятельности в организации, иные сведения, необходимые для разрешения индивидуаль- ных трудовых споров |
абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 235 ТК) |
Стороны индивиду- альных трудовых споров (представи- тели профсоюза, нанимателя) |
5 лет после урегулирования спора (п. 495 Перечня) |
|
Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц |
Заведующий, заместитель заведующего |
Граждане, в т.ч. представители юридических лиц, индивидуальные предприниматели |
Фамилия, собственное имя, отчество, адрес места жительства (места пребывания), суть обращения, иные сведения, указанные в обращении |
абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 12 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З ”Об обращениях граждан и юридических лиц“, Постановление СМ РБ от 30 декабря 2022 г. №986 «О системе учета и обработки обращений») |
Не передаются |
5 лет (п. 85 Перечня) |
|
Осуществление административных процедур |
Заведующий, заместитель заведующего |
Заявители, третьи лица |
В соответствии с перечнем административных процедур, осу- ществляемых государственными орга- нами и иными организациями по заяв- лениям граждан, утвержденным Ука- зом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 |
абз. 20 ст. 6 Закона (ст.ст. 14 и 15 Закона Респуб- лики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З ”Об основах административных проце- дур“) |
Не передаются |
5 лет (п. 100 Перечня) |
|
Цель обработки |
Подразделение (лицо), ответс- твенное за обработку |
Категории лиц |
Категории данных |
Правовая основа |
Категории получа- телей |
Срок хранения |
|
Осуществление контроля посетителей при входе в здание (пропускной режим) |
Заведующий хозяйством |
Посетители |
Фамилия, имя, отчество, проверка документов, удостоверяющих личность, проверка документов, дающих право на внос/вынос имущества |
абз. 20 ст. 6 Закона (Закон Республики Беларусь от 8 ноября 2006 г. №175-З ”Об охранной деятельности в Республике Беларусь») |
Не передаются |
1 год |
